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オンラインサポート

この1年、目まぐるしく状況が変わり研修もオンラインで実施することがほとんどになりました。

その中で、オンラインサポートという業務を担うことが多くなりました。1年前には考えられなかったことです。1年やってみて、色々なことを学びましたので、サポートの点からいくつか現時点でのポイントをご紹介したいと思います。

 

・ブレイクアウトルーム(Zoom)

こちらは、少人数でのワークに大変便利です。人数と時間を決めて作成しますが、最近のバージョンアップで共同ホストもブレイクアウトルームを作成できるようになりました。

また、以前はメインルームにいないと新しく入室してきた人がわからなかったのですが、最近では、ブレイクアウトルームにいても待機室にいる方がわかり、入室許可もできるようになりました。

どんどん便利に変わりますし、古いものだと入室ができないという話も聞きますから、バージョンアップはとても大事ですね。

また、ホスト共同ホストでない方でもブレイクアウトルームを自由に選んで移動できるという設定も可能です。自分の好きなテーマの部屋に移動してお話ができるのは楽しいですよね。また、お部屋(ブレイクアウトルーム)の名前も自由に決められます。素早く作りたいときには、予めメモなどに部屋の名前を準備しておいてBOR作成画面でコピペも可能です。

ブレイクアウトに移動できない方がいた場合、もちろんホスト(共同ホスト)は移動させることができます。

ブレイクアウトルームを隠密で回りたい場合、予め参加者に「ビデオオフの参加者を非表示」に設定してもらいビデオオフで回ると気づかれず回ることも可能ですが、参加者がその設定をしているは定かではないですし、ニーズはあるけれど実施したことはないです。もしかしたら、そういうことも可能になっていくのかもしれませんが、どうでしょう?私はあまりやりたくないですが。

 

・参加中に音声が聞こえなくなった、画面が固まってきたなどのトラブル

これも良くあります。途中から調子が悪くなったときは、一度ミーティングから退出して入りなおすと改善することが多いです。そうならないためにもこまめなバージョンアップをしておいていただく。他に動いているアプリを閉じておく。参加する前には一度PCをシャットダウンして更新しておく。

ネット環境を確認しておく。PCのスペックを確認する。などなど、、。

ホストをされる場合は、もしもの時のためにサブPCでも入っておく。(ホストで画面共有すると参加者の様子があまり見られないので、そのためにも2台で入っていると安心便利ですね)資料を共有する場合サポートにも資料を渡しておいて、自分が共有できないときに助けてもらうということも大事かと思います。また、ホストやサポートをする場合、できるなら2回線から繋いでおくと安心ですね。

 

以上、つらつらと書きつらねましたが、他にも本当にたくさんの情報があります。

グーグルスプレッドシートやフォームの利用法、スラックの使用など、これは次回ということで。

ありがとうございました。

 

 
 

 

2021/02/10

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