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業務の効率化

弊社では研修を通して業務の効率化を行うことも

あります。その実績を通してわかってきた業務効率化

がポイントは3つあります。

まず一つ目が業務プロセスの見直し。


研修の中で(事前準備も含め)業務フローを書き出

していき、その業務をマトリクスに落とし込み、

業務の見える化を行なって、優先順位をつけていく。

そうすると、何がクリティカルパスで、どこがボトル

ネックになっているのかがわかるので、そこを核に

して業務プロセスを改善することができます。

その作業を通して、お互いの知恵と工夫が共有される

効果も大きいものがあります。

隣の人が何をしているのかも普段の仕事ではなかなか

見えませんからね。


二つ目が個人のスキルの強化。上記の業務プロセスを

明確化する作業の中で同じ業務でも人によって作業

時間が大きく異なることがわかってきます。その原因の

一つがスキルの差。エクセル一つとっても自己流で

やっている人が多く、作業量が多いとかなりの時間差が

生まれるようになるのです。社内システムの理解も同様

です。

この場合は、スキル練習を行うことが効果的。

スキルアップのための時間を業務として扱うかどうかは

考え方次第ですが、エクセル等のスキルは個人の力に

なるので、業務時間外で自己啓発の支援を行うことが

いいと考えています。


最後も個人の問題。

スキルとは別に個人のこだわりや性格によって、作業

時間が大きく変わってきます。

細かなことも完璧にしないと済まない性格や、他者から

の指摘を怖がる性格の場合、慎重に慎重を重ね、やらな

くてもいい作業が知らず知らずに増えていたりします。

また、前任者からの引き継ぎに何も疑問を持たずに

不効率なままの引き継いでしまっている場合もあります。

特にこのようなケースは、その上にさらに非効率な

業務がかぶさってくることが多くあります。

このような場合は一度その人を業務から引き離すこと。

そうすれば結構簡単に業務を整理することができます。

ある企業では、この方法で事務処理の時間が5分の1に

削減できました。


では、ここで生まれた時間を何に使うのか?


それはまた次週に解説します。

 

2016/11/01

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